Nedavno sam bila na jednoj konferenciji gdje je jedna od govornica bila i serijska poduzetnica Kristina Ercegović koja je rekla da za vođenje uspješnog biznisa trebaš knjigovođu, virtualnog asistenta, psihoterapeuta i evidentirane procese rada. Ta rečenica me oduševila i svima ju citiram jer smatram da su procesi rada temelj tvog poslovanja.
Što su procesi rada i čemu služe?
Procesi rada su detaljan opis načina na koji se određeni poslovni zadaci obavljaju, tj. koraci koji su potrebni za izvršenje ponavljajućih zadataka u tvom poslovanju. Neki od osnovnih obilježja procesa rada su:
svaki proces ima svog vlasnika
svaki proces ima svoj početak i kraj
svaki proces ima svoju svrhu
procesi rada su mjerljivi.
Potrebno je imati evidentirane procese rade jer ti oni prije svega ukazuju koji su to repetitivni zadaci koje obavljaš i koje možeš delegirati. U slučaju kad imaš evidentirane procese rada moguće je njima upravljati i po potrebi optimizirati. Oni ti ukazuju koji su to repetitivni zadaci koje obavljaš i koje možeš delegirati. Prilikom angažiranja virtualnog asistenta ti skraćuju vrijeme potrebno za objašnjavanje postupka odrađivanja zadatka kojeg želiš delegirati i samim time ti štede vrijeme, energiju i novac.
Savjeti za kreiranje SOP-a
Odaberi način evidentiranja procesa rada: pismeno, audio zapis, video zapis
Odaberi alat: možeš ih zapisati u obliku Google dokumenta ili u project management alat, video zapise možeš izraditi pomoću Loom-a, Screen Cast-a...
Kreiraj ih dok obavljaš određeni zadatak, npr. dok radiš uključi alat za snimanje zaslona i odradi zadatak od početka do kraja
Ako ih zapisuješ prvo napravi kostur odnosno zapiši samo sve korake od početka do kraja koji su potrebni za obavljanje određenog zadatka, a potom ih obrazloži ili dodaj bilješku pored koraka
Testiraj ih - pitaj nekoga da pročita/pogleda zavedene procese rada da znaš da li je potrebno pojasniti neki od koraka
Ako je to tebi previše posla i nemaš vremena snimi audio zapis i delegiraj virtualnom asistentu da ih izradi
Po potrebi procese rada treba ažurirati jer shodno tome kako tvoj posao raste i širi se tako i procese rada treba nadopuniti
Zadaci koje bi prvo trebalo dokumentirati
Počni sa dokumentiranjem postupaka onih zadataka koje ne voliš raditi jer kada nekoga zaposliš ili angažiraš virtualnog asistenta to su prvi zadaci koje ćeš delegirati i koje će netko drugi obavljati za tebe.
Osim toga, dobro je zapisati procese rada za zadatke koje ne obavljaš često jer za takve zadatke je najlakše zaboraviti korake, a ako imaš popis koraka brže ćeš odraditi taj zadatak idući put.
Primjeri zadataka za koje možeš izraditi procese rada
Društvene mreže - zapiši koje vrste objava pišeš, koliko često objavljuješ, koji alat za zakazivanje objava koristiš i kako ga koristiš, pozivi na akciju, posebne ponude, hashtagovi...
Pisanje i slanje newslettera - evidentiraj koliko često šalješ newsletter, dan i vrijeme, koju temu šalješ kojoj grupi pretplatnika, koje slike koristiš za blog i gdje su dostupne...
Izrada i slanje računa klijentima - alat koji koristiš i način izrade računa, način slanja računa, kada i koliko često izrađuješ i šalješ račune.
Proces rada s klijentima koji uključuje više koraka. Sve korake opiši: postupak kad ti se javi potencijalni klijent, uvođenje novog klijenta, proces delegiranja zadatka i pružanja usluge te kraj suradnje.
Primjer kreiranja jednostavnog SOP-a
Uzmimo za primjer evidentiranje procesa rada pisanim putem. Onda je prikladno koristiti Google dokumente ili neki project management alat kao što je Trello, ClickUp, Monday, Asana i dr. Google dokumenti su praktični jer će se zapisano automatski spremiti i možeš bez napora dijeliti svoje dokumente s timom/virtualnim asistentom. Bitno je smisleno organizirati dokumente na Google Disku kako bi ih lakše pronašao. Isto tako pripazi da su svi pisani u istom ili sličnom obliku.
Project management alat je isto odličan za zapisivanje procesa rada jer na jednom mjestu možeš imati i upute za rad i popis zadataka koje delegiraš, tj. direktno dodjeljuješ osobi koja ih treba obaviti.
Umjesto da se osjećaš preplavljeno svime što trebaš dokumentirati, samo zabilježi korake sljedeći put kada obaviš neki zadatak ili zapisuj procese rada dok obavljaš određeni zadatak. Taj put će ti biti potrebno više vremena za obavljanje istog, ali kad to odradiš si gotov s time. Pazi da ne zaboraviš pored koraka zapisati učestalost obavljanja zadatka te alat koji koristiš.
Kao virtualni asistent znam koliko je duži proces uvođenja u posao kada klijent nema evidentirane procese rada. Za poduzetnika to znači gubljenje vremena i novaca. Stoga, moj savjet je da počneš zapisivati svoje procese rada čim prije!