Odlučio/-la si da je došlo vrijeme da jedan dio poslovnih zadataka delegiraš virtualnom asistentu. Prije svega je bitno da znaš što želiš delegirati i na koji način, koliko sati tjedno te budžet, a potom možeš krenuti u potragu za svojim idealnim virtualnim asistentom.
Što je potrebno uzeti u obzir pri angažiranju virtualnog asistenta?
1. Područje ekspertize - obzirom na to koji dio poslovanja želiš delegirati tražiš VA koji pruža usluga iz tog segmenta (društvene mreže, administracija, email marketing, poslovi osobnog asistenta...)
2. Vještine - da li je potrebno da tvoj budući VA zna raditi u određenom alatu?
3. Osobine i temeljne vrijednosti - kako bi uspješno surađivali bitno je da dijelimo iste ili slične vrijednosti jer je već opće poznato da nije svatko za svakog
4. Preporuke i recenzije - na društvenim mrežama, web stranici ili pitaj prijatelja/poznanika da ti preporuči nekoga
5. Portfolio prethodnih radova - u ovisnosti o tome koje usluge pružaju virtualni asistenti znaju objavljivati prethodne radove ili studije slučaja. Obzirom na to da virtualni asistenti rade s povjerljivim informacijama ima slučajeva gdje ne mogu objaviti svoje prethodne radove, ali to ne znači da ih nema.
Koraci u angažiranju virtualnog asistenta
1. Napravi popis svega što radiš u svom poslu i organiziraj ih u kategorije (društvene mreže, administracija, financije, itd...)
2. Dodaj bilješku pored svake aktivnosti ili ih označi različitom bojom - one aktivnosti u kojima uživaš, one koje ne voliš obavljati ili ti oduzimaju previše vremena
3. Pronađi virtualnog asistenta koji pruža usluge za one aktivnosti koje ti ne voliš raditi i koje ti oduzimaju previše vremena
4. Razmisli koje osobine želiš da posjeduje tvoj virtualni asistent i razinu znanja i vještina
5. Pitaj svoje poslovne partnere, poznanike i/ili prijatelje za preporuku
6. Kada pronađeš nekoga za koga misliš da bi mogao obavljati prethodno definirane aktivnosti, provjeri njegovu web stranicu, društvene mreže i preporuke.
7. Kada pronađeš osobu koja ti odgovara zakaži intro call i dogovorite suradnju. Možeš mu najprije delegirati jedan manji projekt ili odrediti probno razdoblje kako bi vidio/-la da li je taj virtualni asistent adekvatan za tebe i tvoje poslovanje.
Ako se radi o delegiranju složenijih poslovnih zadataka bitno je imati napisane standardne operativne procese ili detaljne upute u pisanom, audio ili video formatu.
Prilikom delegiranja posla, komunikacija je pola posla. Ona mora biti jasna i otvorena kako bi virtualni asistent znao što i kako treba učiniti te u kojem vremenskom roku.
Ako se dvoumiš oko ulaganja u virtualnog asistenta sjeti se da ti on donosi više vremena i veći profit jer kada imaš vremena i energije bit ćeš produktivniji/-a i fokusiraniji/-a na onaj dio poslovanja koji je tvoj core business. Osim toga, radit ćeš samo onaj posao u kojem stvarno uživaš i u kojem si dobar/-a, a ostalo prepusti nekome tko uživa u tome i u tome je bolji od tebe.