Vjerujem da je jedan od razloga zašto mnogi od nas kreću u poduzetničke vode jest to da imamo više vremena te želimo sve voditi i raditi sami bez ičije pomoći.
U početku najviše radiš na tome da pronađeš klijente, ali nakon što dostigneš točku da imaš dovoljan broj klijenata ti ne stižeš obavljati sve poslove vezane uz tvoje poslovanje već samo one za tvoje klijente. Kada pokreneš vlastiti posao normalno je da radiš sve sam/-a, ali nakon nekog vremena dođeš do točke gdje radiš 0-24 i svejedno ne stižeš odraditi sve ili to odrađuješ ali na uštrb svog slobodnog vremena, vremena za sebe, obitelj, prijatelje i vremena za odmor.
Stoga su nedostatak vremena i prenatrpanost obvezama glavni pokazatelji da je vrijeme za reorganizaciju posla, bolju organizaciju vremena i poslovanja i/ili delegiranje.
Znakovi koji ukazuju da je vrijeme za delegiranje posla
Ne stižeš obaviti sav posao na vrijeme
Kasniš sa vlastitom proizvodnjom i isporukom proizvoda ili usluge. Probijaš zadane rokove. Ne odrađuješ projekte na vrijeme ili produljuješ rokove izvedbe istih.
Osjećaš se nemotivirano i na dobrom putu prema burnout-u
Voliš svoj posao ali imaš osjećaj da se gušiš u silnim obvezama. Imaš osjećaj da je kvantiteta zadataka prevazišla kvalitetu. Neprekidno radiš, ali imaš osjećaj da što više radiš još više posla imaš za odraditi.
Odrađuješ samo ono nužno potrebno i zanemaruješ ostale dijelove poslovanja
Želiš i dalje graditi osobni brend i promovirati se da li putem pisanja blogova, newslettera, društvenih mreža ili dr. ali ne stižeš se baviti time. Zaboravljaš odraditi svoje administrativne i financijske obveze na vrijeme, kao što izrada i slanje ponuda, izdavanje i plaćanje računa, odgovaranje na mailove/poruke na društvenim mrežama i slično.
Što je delegiranje?
Delegiranje je proces prenošenja zadataka suradnicima. Efikasno delegiranje znači da dodijeljuješ određene zadatke onima koji su za te zadatke i specijalizirani kako bi se posao obavio na najefikasniji i najproduktivniji način. To znači da te osobe znaju odraditi posao samostalno i preuzeti odgovornost za odrađeno.
Što dobivaš delegiranjem?
Delegiranjem određenih poslovnih zadataka ti si oslobađaš vrijeme koje možeš koristiti za rad samo na onim zadacima koje ti direktno donose profit. Isto tako imaš više vremena za sebe, za odmor, za obitelj i prijatelje. Vrijeme za odmor je veoma važno jer kad si odmoran/-na možeš efikasnije i efektivnije obaviti svoj posao. Delegiranjem poboljšavaš i svoju sposobnost organizacije.
Vrijednost koju dobivaš delegiranjem možeš izračunati na način da zapišeš koliko, po tvojoj procijeni, delegirani zadatak vrijedi, koliko vremena bi ti vremena potrošio/-la obavljajući ga, koliko ćeš platiti da to netko drugi obavi umjest tebe te koliko će ti delegirani posao osloboditi vremena kako bi ti radio/-la bitniji posao, onaj koji ti donosi veću vrijednost (profit).
Zablude o delegiranju
Pored svega navedenog još uvijek postoje poduzetnici koji ne delegiraju. Ovdje navodim nekoliko primjera najčešćih razloga odnosno zabluda koje takvi poduzetnici imaju:
Sve stignem obaviti sam/-a
Vođenje vlastitog poslovanja uključuje, osim core businessa, obavljanje i drugih poslova kao što su priprema i slanje ponuda, izrada računa, vođenje društvenih mreža, poslovna korespondencija, pisanje raznih izvještaja, izrade bave podataka i raznih evidencija... Sve su to popratni poslovi svakog poduzetnika i čak ako u početku odrađuješ sve sam/-a doći će vrijeme kada to više nećeš moći, ne jer ne želiš ili ne znaš već zato što što si ograničen/-a vremenski. Nije sramota reći da ne želiš raditi sve sam/-a, da ne voliš obavljati određene zadatke ili ih jednostavno ne znaš odraditi.
Izgubit ću kontrolu nad svojim poslovanjem
Vjerujem da je teško prepustiti nekom drugom dio svog poslovanja. Pokušaj se suzdržati od od potrebe da kontroliraš poslove koje si delegirao/-la nekom drugom. Bit delegiranja jest da dobiješ više vremena za onaj dip poslovanja koji je tebi bitniji i koji ti direktno donosi profit. Nemoj se uvući u zamku da to vrijeme koje dobivaš delegiranjem trošiš na kontroliranje osobe kojoj si taj posao dodijelio/-la. Zato je važno da taj posao delegiraš osobi koja je kvalificirana, stručna i iskusna u tom području jer ćeš tada imati više povjerenja da će posao biti obavljen kako treba.
To znam odraditi samo ja i nitko neće obaviti posao tako dobro kao ja
Postoje kvalificirani ljudi za određene poslove koji će to rado napraviti umjesto tebe (a možda i bolje i brže). U svakom odnosu je potrebno povjerenje pa tako i u poslovnom odnosu. Za početak možeš delegirati samo jedan dio aktivnosti ili da odrediš neki probni rok u kojem ćeš vidjeti da li ti ta osoba odgovara i da li je odrađeni posao na način koji ti želiš i trebaš.
Delegiranje je trošak vremena (dugo traje i sporo je)
Delegiranje ne oduzima puno vremena ako već imaš sastavljene SOP-ove (standardne operativne procedure). Ukoliko nemaš, možeš delegirati pisanim putem (pripremljen predložak u wordu, putem project management alata), audio ili video zapisom. Sigurno je da ćeš u početku uložiti neko vrijeme više dok se ti i osoba kojoj delegiraš posao ne uskladite i zajednički organizirate, ali nakon toga uvidjet ćeš koliko vremena zapravo dobivaš. U početku ti se čini kao trošak vremena ali zapro se radi o ulaganju vremena kako bi ga u konačnici imao/-la više.
To je veliki financijski izdatak
Poduzetnici veoma često ovo navode kao primarni i najveći razlog zašto ne delegiraju posao, prvenstveno razmišljajući o zapošljavanju. Dobra vijest jest da ne moraš nikoga zaposliti već možeš delegirati poslove virtualnom asistentu. Virtualnog asistenta možeš angažirati na određeni broj sati ili samo za određeni projekt. Kao i kod vremena ovaj financijski izdatak zapravo nije trošak već ulaganje jer ti dobivaš više vremena za rad na poslovima koji to donose profit.
Proces delegiranja
Kako ne bi došao/-la u situaciju da daš priliku delegiranju i razočaraš se dijelim s tobom korake koji čine sam proces delegeranja:
Sastavi popis zadataka koje želiš delegirati
Idealno bi bilo da zapisuješ (ukoliko to već ne radiš) sve svoje obveze kroz period od mjesec dana. Potom odluči koje aktivnosti ćeš delegirati. To su oni zadaci koje ne voliš raditi i koji ti oduzimaju jako puno vremena. Sastavi uputu o radu na tim zadacima sa bitnim činjenicama kao što su potrebni resursi, vrijeme i način izvedbe te rokovi. Jako je bitno da odrediš parametre pomoću kojih ćeš znati da je posao uspješno obavljen.
Potrebno je dogovoriti model međusobnog komuniciranja, tj. izvještavanja o procesu izvršavanja delegiranog zadatka.
Pronalazak osobe
Kriteriji koje treba uzeti u obzir su iskustvo na sličnim ili istim zadacima i projektima te specifična znanja za obavljanje zadatka. Motiviranost osobe te njena želja i volja za učenjem su također su bitni faktori. Potom je poželjno provjeriti preporuke ili vidjeti portfolio prethodnih radova. Kako bi znao/-la, bar okvirno, da li će ti ta osoba odgovarati bitno je vidjeti da li dijelite iste ili slične vrijednossti.
Delegiranje posla
Za uspješno delegiranje poslova jako je bitna jasna i direktna komunikacija kako bi osoba kojoj delegiraš zadatke razumijela tvoje namjere, očekivanja i potrebe.
U ovoj fazi je poželjno dogovoriti i definirati način komunikacije koji odgovara svima.
Praćenje
Komunikacija mora biti dvosmjerna. Nakon što si osobi kojoj delegiraš zadatak dao jasne upute može doći do situacija u kojima će biti nekih izmijena ili dodatnih pitanja. Stoga, je bitno dogovoriti način komuniciranja i praćenja napretka. To je moguće na način da se dogovore određeni termini tjednih sastanaka ili koristiti razne alate za praćenje izvršenja zadataka. Uz dobru organizaciju nije teško pratiti rad i rezultate onih kojima si delegirao/-la zadatke.
Analiza rezultata i povratna informacija
Ovo je posljednji korak u kojem određuješ uspješnost odrađenog zadatka prema prethodno određenim parametrima.
Povratna informacija je neophodna kako bi druga strana znala što je odrađeno dobro i što se eventualno može poboljšati.
Sposobnost delegiranja zadataka je jedna od glavnih preduvjeta poslovnog uspjeha. Poduzetnici koji delegiraju razvijaju svoje poslovanje, više zarađuju, a opet imaju više vremena za privatni segment života.