Imaš osjećaj da te u danu očekuje mnogo obveza koje treba obaviti?
Vrijeme u danu proleti, a ti niti jedan zadatak nisi odradio/la do kraja?
Teško ti je držati fokus na samo jednom zadatku jer stalno misliš na preostale zadatke s liste?
Upravljanje vremenom jest način na koji odlučujemo kako koristiti i organizirati svoje vrijeme, a ujedno i je i izazov s kojim se mnogi susreću. Učinkovito upravljanje vremenom omogućuje nam da maksimalno iskoristimo svoj dan, budemo produktivniji i znamo dati prioritet zadacima koji će imati najveći utjecaj na našu uspješnost.
Svi smo različiti i nalazimo se u različitim situacijama i fazama života zato ne odgovara svima isti način i metode organizacije vremena. Netko tko je zaposlen i paralelno gradi svoju poduzetničku priču nema isti način organizacije vremena kao i zaposlena majka dvoje djece. Npr. ako si vizualan tip osobe možda će ti više odgovarati određivanje prioriteta i blokiranje vremena u bojama nego napisani popis zadataka na papiru. Možda više voliš planere u papirnatom obliku i markere u raznim bojama, a možda želiš imati pristup svom kalendaru u digitalnom obliku.
Kako bi učinkovito upravljao/-la svojim vremenom bitno je saznati koji način i koje metode tebi najviše odgovaraju. Stoga, u nastavku pročitaj sedam odličnih metoda:
1. Blokiranje vremena
Ovom metodom svaki vremenski blok u danu dodjeljuješ jednom zadatku ili skupini zadataka.
Kako to izgleda?
Dan podijelimo na vremenske blokove i svaki blok je vrijeme rezervirano za obavljanje samo jednog zadatka.
Jedan vremenski blok možemo koristiti i za grupu zadataka koji su nam hitni ali nisu bitni (ukoliko ih ne delegiraš!) kao što je odgovaranje na mailove, izrada dopisa, slanje ponuda...
Postoji i varijanta gdje imamo tematski podijeljene dane u tjednu gdje npr. ponedjeljkom obavljamo administrativni dio poslova, utorkom sastanke s klijentima, srijedom projekte...
Prednosti ove metode:
✔️promišljanje o prioritetima
✔️realna procjena vremena potrebnog za izvršenje određene vrste zadatka
✔️fokus na jednom zadatku
✔️nema multitaskinga
✔️sprječava perfekcionizam
✔️nema prokrastinacije
✔️zadovoljstvo jer znaš da si maksimalno iskoristio vrijeme u danu.
Dodatan savjet: nakon svakog vremenskog bloka si planiraj 15 minuta pauze/odmora kao nagradu za odrađeni zadatak.
Za koga je ova metoda: zaposlene studente, roditelje, osobe koje razmišljaju analitički, vizualni tip osobe
2. Pomodoro metoda
Ovu jednostavnu metodu je izmislio Francesco Cirillo dok je bio student. Naziv je dobila po kuhinjskom brojaču vremena u obliku rajčice.
Kako fukcionira pomodoro metoda?
➡️podesite brojač vremena na 25 minuta
➡️radite bez prestanka dok brojač vremena ne zazvoni
➡️odmorite 5 minuta
Interval od 25 minuta se zove jedan pomodoro. Nakon svaka četiri pomodora napravite dužu pauzu od 30 minuta. Može se koristiti za rad na više zadataka, jedan zadatak je jedan pomodoro ili jedan veći zadatak kroz četiri pomodora s malim pauzama.
Benefiti ove tehnike:
✔️pomaže da se riješite distrakcija
✔️bolji fokus
✔️veća produktivnost
Za koga je ova metoda: kreativni tip osobnosti, oni koji osjećaju da su na rubu burnout-a, osobe koje ne znaju kako držati fokus na jednom zadatku
3. ABCDE metoda
ABCDE je vrlo efikasna i jednostavna metoda određivanja prioriteta.
Prvo je potrebno sastaviti popis svih aktivnosti i obveza te potom pored svake napisati slovo A, B, C, D ili E.
Što označava pojedino slovo?
A - najvažniji, najteži zadaci koje se mora napraviti odmah
B - zadatke koje bi trebalo napraviti, ali njih rješavamo nakon onih označenih slovom A
C - zadaci koje bi bilo dobro napraviti, ali nisu toliko važni kao A i B, ovdje spadaju osobne aktivnosti
D - zadaci koje bi trebali delegirati
E - ovo su zadaci koje znamo raditi iz navike ili zadovoljstva, a nisu bitni ni za posao niti za osobni rast i razvoj i lako ih se može maknuti s liste.
4. KODIRANJE BOJOM (color coding)
Ukoliko si vizualan tip osobe, kao i ja, ova metoda je za tebe!
Ona nam daje brzi pregled i lakše pamćenje dnevnih obveza te je pomoću nje moguće i prioritizirati zadatke na način da različitom bojom označavamo zadatke različite razine važnosti i hitnosti.
Dnevne zadatke, osim po prioritetima, moguće je kodirati bojom po:
📋kategoriji: posao, edukacije, trening, slobodno vrijeme, obiteljske obveze, društvena događanja…
📋procijenjenom vremenu trajanja: 15 minuta, 30 minuta, 1 sat…
📋dobu dana: jutro, popodne, večer, prije posla, nakon posla…
5. Eisenhowerova matrica
Navedena matrica podijeljena je u četiri kvadranta u koje svrstavamo popisane obveze obzirom na njihovu razinu hitnosti i važnosti.
❗️ U prvi kvadrant upisujemo ono što nam je hitno i bitno, ono što je potrebno odraditi bez odlaganja.
📅 U drugom kvadrantu smještamo bitne obveze, ali koje nisu hitne i to je ono što planiramo.
🔁 U trećem kvadrantu dodajemo zadatke koji su hitni, ali nisu bitni i to sve može obaviti netko drugi umjesto nas.
❌ Četvrti kvadrant prikazuje sve one obveze koje nisu hitne ni bitne te ih je poželjno eliminirati, tzv. ometači vremena. Meni u taj kvadrant spada gledanje tv programa, vijesti, nepotrebno skrolanje po društvenim mrežama (nevezano za posao) i slično.
Za koga je ova metoda: osobe na vodećim pozicijama, kristički mislioci.
Na drugoj i trećoj slici je prikazan moj primjer klasifikacije poslovnih i privatnih obveza.
6. Paretovo pravilo 80/20
U 19. stoljeću inženjer i ekonomist Vilfredo Pareto zamijetio je zakonitost prema kojoj se 80% vrijednosti obično dobiva iz 20% izvora, dok se preostalih 20% vrijednosti dobiva iz čak 80% izvora.
Slično pitanje možeš si postaviti i u području tvoje radne efikasnosti: radim li malo za puno ili puno za malo?
Pregledaš li svoje zadatke i aktivnosti u toku dana uočit ćeš da i za njih vrijedi ovo pravilo.
Samo 20% "visoko profitnih" zadataka rezultira sa čak 80% rezultata. Što znači da većina tvojih aktivnosti, odnosno čak 80% njih su manje važni zadaci koji ti daju 20% rezultata.
Ovu metodu možeš primijeniti kako bi eliminirao/-la neproduktivne, te napravio/-la mjesta za produktivnije aktivnosti u životu. Potraži onih 20% zadataka koji si jako važni i donose ti 80% rezultata. Na taj način ćeš lakše odrediti prioritete.
Cilj ove metode je pomoći ti odrediti prioritete zadataka koji su najučinkovitiji u rješavanju određenih izazova.
Kako koristiti ovu metodu:
navedi neke od izazova s kojima se susrećeš
identificiraj temeljni uzrok svakog izazova
ocijeni svaki izazov tako da daš veću ocjenu važnijim problemima
grupiraj izazove prema uzroku
zbroji ocjenu svake grupe, a grupa s najvećim zbrojem je pitanje na kojem bi trebao/-la prvo poraditi (To ti je prioritet!)
poduzmi akciju
7. Get Things Done (GTD)
Ova metoda temelji se na jednostavnoj istini da što više informacija držiš u glavi teže je odlučiti što uraditi prvo. Kao rezultat toga jest da provodiš više vremena razmišljajući o svojim zadacima nego što ih rješavaš. To nas dovodi do stresa, preopterećenosti i neizvjesnosti.
Bit ove metode jest da sve te informacije izbacimo iz glave te potom organiziramo kako bi se mogli usredotočiti na prave stvari u pravo vrijeme. Kada je GTD tijek rada ispravno postavljen, moći ćeš sa sigurnošću odgovoriti "na čemu bih trebao raditi?" u bilo kojem trenutku bez brige da bi mogao/-la zaboraviti nešto važno što trebaš učiniti kasnije.
Da li se osjeća prepravljeno količinom obveza koje trebaš odraditi?
Brine te da nešto ne zaboraviš odraditi?
Ako je tvoj odgovor na prethodna pitanja potvrdan trebao/-la bi razmisliti o ovoj metodi.
GTD metoda se sastoji od 5 koraka:
zapiši sve što ti padne na pamet
odredi koje je od stavki na popisu su one na kojima možeš odmah poraditi, a na kojima ne
organiziraj popis po prioritetima. Prioritiziraj obveze na popisu po vremenu u kojem trebaju biti odrađene.
pregledavaj svoj popis svakodnevno kako bi znao/-la što ti je sljedeće za odraditi
kreni sa manjim zadacima i obvezama koje možeš odraditi odmah.
Upravljanje vremenom je navika i kao i svaka navika uvodi se postepeno. U početku nam se može činiti da nam planiranje oduzima puno vremena i nema prevelikog efekta u pogledu bržeg i učinkovitinijeg obavljanja dnevnih zadataka, ali to nam se samo čini. Odredite si jedan dan u tjednu kada ćete odraditi planiranje narednog tjedna. Možda vam u početku bude potrebno sat – dva, ali s vremenomo će vam trebati 20-ak minuta.