Jako lako se dovedeš u situaciju gdje ne znaš kuda ni kamo, gdje je što, od kojeg poslovnog zadatka prije početi? U nastavku s tobom dijelim savjete za bolju produktivnost. Isprobaj ih i vidi koji od navedenih ti više odgovara.
Odaberi jedan project management alat i koristi se njime. Kod posla virtualnog asistenta jako je bitna vještina dobre organizacije. Kada radiš na više projekata paralelno potrebno je znati kako pratiti pojedini projekt te pravovremeno izvršavati obveze. U project management alatu je, osim projekata, moguće izraditi CRM sustav, voditi bilješke, marketing plan i strategiju, zapravo možeš si voditi cjelokupno poslovanje te poslovne zadatke za klijente. Postoji mnogo project management alata od kojih je, po mojem mišljenju, najjednostavniji Trello. Možeš početi sa korištenjem i vježbanjem rada u Trellu kopiranjem board-a kojeg sam ja izradila za svoje polaznice online programa POSTANI VIRTUALNI ASISTENT. Klikni ovdje i kopiraj si taj board u tvoj workspace na Trellu. Ukoliko si već isprobala ovaj alat, ali se nisi pronašla u korištenju istog, možeš probati sa ClickUp, Asana, Notion, Monday...
Prvo odradi najzahtjevniji zadatak. Svaki put kada imaš neki zadatak za čije rješavanje je potrebno više vremena i koncentracije odradi ga prvog. Zašto? Jer ćeš nakon toga osjetiti veliko olakšanje i elan za rješavanje ostatka s to-do liste jer znaš da su oni nakon toga lakši i za rješavanje istih ti treba manje vremena.
Da li si jutarnji ili večernji tip? Ako ne znaš, saznaj! Testiraj se i vidi u koje doba dana si produktivnija. Ja sam jutarnji tip i uvijek biram buđenje u 5-6 ujutro pa da sam popodne slobodna. Ujutro odrađujem sve one zadatke koji od mene zahtjevaju veću koncetraciju i fokus. Kada znaš u koje doba dana bolje funkcioniraš, prema tome prilagodi svoj raspored obveza.
Postavljaj pitanja. Prije nego dogovoriš bilo kakvu suradnju sa klijentom ili kod dogovora oko određenog zadatka postavi sva moguća pitanja odmah na početku i zapiši detaljne upute kako bi imala sve potrebne informacije za izvršavanje zadanog. Teže je raditi i sve se oduži uz nepotpune informacije i upute za rad. Ti si ta koja te informacije treba odmah u početku tražiti od klijenta. Isto tako klijenti ne vole da se ih, nakon što ti delegiraju neki dio posla, naknadno stalno propitkuje i traži dodatna pojašnjenja.
Napravi blokove vremena. Ja za veće zadatke koristim blokove od po dva sata. Ukoliko vidiš da ti duži blokovi vremena ne odgovaraju probaj veći zadatak rascjepkati na manje dijelove od 25 minuta. Nakon 25 minuta napravi pauzu od 5 minuta. Odradi četiri ciklusa i nakon toga 20 minuta pauze. Ovo je takozvana Pomodoro metoda i bit je u držanju fokusa 25 minuta.
Grupiraj zadatke. Na primjer jedan dan odrađuješ administrativne poslove za svoj biznis kao što su pisanje i slanje ponuda, izdavanje računa, planiranje tjedna. Drugi dan odrađuješ marketing zadatke, treći dan poslovne zadatke za klijente, sljedeći dan Zoom pozive i konzultacije. Grupiranjem zadataka štediš vrijeme koje bi utrošila na prebacivanje s jedne vrste zadatka na drugi.
Koristi bookmark! Ukoliko želiš imati sve na jednom mjestu i lako dostupno, možeš web adresu, linkove na društvene mreže, project management alate i slično dodati u bookmarks na web pregledniku. Za svakog klijenta napraviš poseban folder i na taj način imaš sve na jednom mjestu.
Nadam se da će ti bar jedan od ovih savjeta biti od pomoći kako bi bila organiziranija, produktivnija i sretnija te imala više vremena za sebe, svoju obitelj i prijatelje.
Comments