• Martina Žgomba

Uštedi vrijeme pomoću E-mail predložaka

Ponekad i za jednostavne odgovore mailom potrošimo dosta vremena. U situacijama kad imamo drugog posla odgovaranje na mailove odgađamo. Sigurna sam da ti je poznata situacija u kojoj pročitaš mail i misliš si kako ćeš na isti odgovoriti kasnije pa se to kasnije pretvori u odgovor nakon nekoliko dana jer jednostavno zaboraviš?

Odlična stvar koja nam štedi vrijeme su pripremljeni odgovori u obliku predložaka.


Kako kreirati predloške u Gmail pretincu?

Ako još uvijek nemaš uključenu opciju za predloške onda trebaš ići u Postavke - Pregled svih postavki - Općenito - Napredno - Predlošci te odabereš Omogući.


Sada kada smo omogućili opciju kreiranja predložaka isti će nam biti dostupni za korištenje.

Kako spremiti i koristiti predloške možeš vidjeti u video tutorijalu na mom YouTube kanalu.


Savjeti za korištenje E-mail predložaka

Predložak e-pošte su one repetitivne poruke koje često pišeš. Umjesto da pišeš iste verzije e-poruka više puta dnevno, napiši si poruku jednom i koristi ju više puta. Prije slanja samo provjeri istu i napravi male izmjene ako je potrebno. U nastavku dijelim s tobom i nekoliko savjeta za korištenje predložaka e-pošte.


Izradi predloške za svoje najčešće korištene odgovore. Ako nisi siguran koje su to poruke, kroz period od cca mjesec dana prati svoje upite i odgovore u pretincu pristigle i poslane pošte. Zatim odaberi odgovore koje najčešće šalješ i spremi ih kao predložak.


Izradi varijacije istog predloška. Nikad nije previše predložaka. Bolje ih imati više tako da i kada si u žurbi samo pošalješ onu poruku koja je adekvatna bez da moraš raditi previše izmjena u istoj.


Nemoj zaboraviti na personalizaciju e-pošte koju šalješ jer je iskustvo primatelja itekako bitno. Kada kreiraš predložak koji počinje sa npr. poštovani, nakon toga ostavi mjesto za ime i nemoj zaboraviti unijeti ime prije slanja poruke.


S vremena na vrijeme je potrebno revidirati predloške. Nakon nekog vremena ti sigurno neki od predložaka više neće trebati, a za neke će biti potrebne male preinake. Kako ćeš znati da je vrijeme za ažuriranje predložaka? Ako u predlošku često prepravljaš dio teksta prije slanja istog vrijeme je za izmjenom tog predloška.


Primjeri predložaka

Najbolji predlošci su oni koji su specifični za tvoj posao i tvoje klijente/kupce. U nastavku dijelim s tobom nekoliko primjera predložaka koje ja koristim u svom poslu. Sigurna sam da ćeš pronaći neke koje možeš prilagoditi i za potrebe tvog poslovanja.


1. Odgovori na neodređene upite

Često znam dobiti upit o poslovnoj suradnji bez konkretnih podataka na temelju kojih mogu sastaviti adekvatnu ponudu. U tim slučajevima predlažem da zakažu kratki informativni video poziv ili im šaljem upitnik čijim ispunjavanjem dobivam potrebne podatke.


2. Odgoda slanja konkretnog odgovora

Ima situacija kada upit od strane klijenta ili kupca zahtjeva specifičan odgovor ili detaljnije informacije. Tada je najbitnije da se klijentu odmah pošalje odgovor kojim mu daješ do znanja da si primio njegov upit, ali da ćeš mu detaljnije odgovoriti kasnije. Time ne zapostavljaš svoje klijente i dobivaš na vremenu da prikupiš dovoljno informacija za detaljniji odgovor.

Ovdje je bitno da si postaviš podsjetnik, dodaš poruku u zadatke ili zakažeš vrijeme u kalendaru kada ćeš odgovoriti na takvu vrstu upita kako ne bi kasnije zaboravio. Na linkovima imaš tutorijale kako to učiniti.


3. Slanje podatka o određenoj usluzi ili proizvodu

U slučajevima kada se netko javi jer ga zanimaju detalji o mojoj edukaciji za virtualne asistente tada imam pripremljen predložak sa svim bitnim informacijama i linkom na web stranicu.


4. Slanje podataka za uplatu

Ako je sve već iskomunicirano i/ili klijent ima sve potrebne informacije o tvojoj usluzi ili proizvodu i javlja se mailom da isto želi kupiti tada možeš slati pripremljeni predložak sa podacima za uplatu (naziv tvrtke, IBAN, model i poziv na broj plaćanja, opis plaćanja, iznos).

5. Follow-up

U slučajevima kada ti očekuješ nečiji odgovor na e-poruku trebat će ti ovakva vrsta predloška u kojem podsjećaš osobu da ti nije poslala nikakv odgovor na tvoj upit.


Ako te zanima kako još možeš uštedjeti vrijeme organizacijom Gmail pretinca pročitaj moj post na tu temu.





22 views

Recent Posts

See All