Načini organizacije koje ću vam navesti u nastavku pomažu u prioritiziranju (određivanju poruka visokog prioriteta), kategorizaciji koja omogućuje lakše pronalaženje poruka te povećanju funkcionalnosti Gmail pretinca.
Kako bi Gmail pretinac postao i ostao organiziran te omogućio uštedu vremena i povećanje produktivnosti bitno je uvesti nove navike koje se temelje na sljedećim koracima:
1. rasčistite inbox
2. odredite jednostavan, jasan i specifičan (koji vama najbolje odgovara) način postupanja s e-porukama
3. dosljedno koristite postavljena pravila (nema više odgađanja organiziranja pretinca pristigle pošte!).
U nastavku slijedi 10 mogućnosti Gmail pretinca koje štede vrijeme te povećavaju produktivnost:
1. Oznake i mape
Oznake omogućuju povezivanje poruka po temi, kategoriji, projektu, klijentu i slično. Svakoj poruci je moguće dodati više oznaka. Kako bi se lakše raspoznale i istakle, različite oznake mogu biti različite boje. Popis svih oznaka vidljiv je s lijeve strane pretinca i one su vidljive samo vama, a ne pošiljateljima/primateljima poruka.
Oznaku je moguće izraditi na više načina: na dnu lijevog izbornika, kada otvorite novu poruku klikom na ikonu markera ili u postavkama.
Oznake služe i kao mape u koje se mogu spremati poruke, a svaka mapa može sadržavati i podmape.
2. Filtriranje poruka
Fitriranje poruka je meni jedna od najdražih mogućnosti koje pruža Gmail jer služi za automatizirano sistematiziranje poruka prema zadanim kriterijima (određenog pošiljatelja/ primatelja/ predmeta/korištenih riječi/veličine). Postupak filtriranja se sastoji od dva koraka: prvi je postavljanje kriterija, a drugi odabir mogućnosti automatizacije budućih poruka koje zadovoljavaju zadane kriterije. Tako je moguće zadati arhiviranje poruka, označavanje kao nepročitano, označavanje zvjezdicom, brisanje, primijeniti oznaku, direktno spremanje poruke u zadanu mapu itd.
3. Arhiviranje
Često ne brišemo poruke jer mislimo kako će nam ipak jednom zatrebati i rezultat toga je pun inbox. Takve poruke zauzimaju prostor u pristigloj pošti, a nisu potrebne u svakodnevnom korištenju. Arhiviranjem takvih poruka one se neće izbrisati već će biti pohranjene i vidljive pod “Sva pošta”.
4. Označavanje važnih poruka i označavanje zvjezdicom i drugim znakovima
Oznake važnosti omogućuju označavanje bitnih poruka. Ovim markerom se mogu i označavati poruke na koje ćete kasnije odgovoriti ili odraditi poslane zadatke. Na taj način možete brzim pregledom pristigle pošte vidjeti koje poruke zahtjeva neku dodatnu radnju. Ovu opciju je moguće automatizirati zadavanjem u postavkama da Gmail upotrijebi vase prethodne radnje za predviđanje važnih poruka.
Zvjezdice i znakovi su način označavanja poruka prema razini važnosti. U postavkama možete odabrati koje boje zvijezdica želite koristiti i/ili druge simbole.
5. Dodavanje poruke u zadatke
Poruke je moguće dodati u zadatke kako bi izdvojili i istakli poruke za koje je potrebno naknadno izvršiti neku radnju. Postupak: Otvorite ili odaberite bilo koju pristiglu poruku, kliknite gumb “dodaj u zadatke”
6. Kreiranje događaja u kalendaru
Ukoliko koristite Google kalendar, možete koristiti Gmail poruku za kreiranje novog događaja na način da otvorite novu poruku, odaberete izbornik više, potom odaberete “Stvori događaj”.
7. Zakazivanje slanja
Moguće je zakazati slanje poruka u određeno vrijeme. Ukoliko odgovarate na poruke van radnog vremena iste možete zakazati da se pošalju sljdeći radni dan na način da kliknete strelicu prema dolje (pored gumba “pošalji”) potom kliknete “Zakazivanje slanja” i odaberete datum i vrijeme slanja. Moguće je promijeniti zakazano vrijeme, a isto tako i otkazati.
8. Odgoda čitanja
Ova funkcija je namijenjena za poruke čije čitanje ili poduzimanje radnje želimo odgoditi za kasnije i zakazati ponovno slanje kao podsjetnik. Ukoliko nam ta poruka treba prije ponovnog slanja može se pronaći pod kategorijom “Odgođeno”. Postavljanje odgode čitanja je najjednostavnije iz poruke klikom na ikonu u obliku sata.
9. Otkazivanje slanja poruke
Poslane poruke nemoguće je naknado izbrisati iz primateljevog inboxa, ali je moguće otkazati njihovo slanje unutar određenog vremenskog perioda. Ovo je odlična mogućnost ako npr. u brzini zaboravimo nešto napisati ili dodati privitak. Otkazivanje slanja je moguće postaviti na 5,10, 20 ili 30 sekundi. Meni je postavljeno na 30 sekundi.
10. Predlošci poruka
Imate li sadržaj poruke koji iznova i iznova pišete različitim primateljima? Ova funkcija će vam uštedjeti vrijeme na način da sadržaj poruke koji često ponavljate spremite kao predložak. Predloške je moguće automatski primijeniti na sve poruke koje zadovoljavaju određene kriterije, koji se postavljaju pomoću opcije fitriranja.